Gesetzliche Pausenregelung & korrekte Zeiterfassung – Leitfaden für Mitarbeiter

Die Einhaltung gesetzlicher Pausenregelung lt. Arbeitszeitgesetz ist nicht nur für die Gesundheit wichtig, sondern auch rechtlich verpflichtend. Gleichzeitig spielt die korrekte Zeiterfassung eine zentrale Rolle – insbesondere im Hinblick auf Prüfungen durch Behörden wie die Deutsche Rentenversicherung. 

Dieser Leitfaden gibt einen Überblick über die gesetzlichen Vorgaben und erklärt, wie Arbeitszeiten korrekt im Zeiterfassungssystem dokumentiert werden.

1. Gesetzliche Pausenregelung im Überblick

Die gesetzlichen Vorgaben zur Pausenregelung sind im Arbeitszeitgesetz (§ 4 ArbZG) festgelegt.

🔹 Pausen bei Erwachsenen

• Mehr als 6 Stunden Arbeit
  → mindestens 30 Minuten Pause
• Mehr als 9 Stunden Arbeit
  → mindestens 45 Minuten Pause
• Die Pause darf aufgeteilt werden in:
  → Blöcke von jeweils mindestens 15 Minuten
• Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit

https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__4.html

🔹 Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen

• Nach Arbeitsende gilt eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden
• Erst danach darf ein neuer Arbeitstag beginnen
• Diese Regel gilt auch bei:
  • Nebenjobs
  • mehreren Beschäftigungen

🔹 Sonderregelungen für Minderjährige

• Pause bereits nach 4,5 Stunden Arbeitszeit
• Ab 6 Stunden: insgesamt 60 Minuten Pause
• Maximale Arbeitszeit: 8 Stunden täglich

2. Warum korrekte Zeiterfassung so wichtig ist

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat sich Gedanken gemacht und mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21), festgestellt, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Demzufolge sind Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Das BAG hat somit verbindlich entschieden, dass das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (EuGH Rs. 55/18 CCOO) auch von den deutschen Arbeitgebern zu beachten ist.

➡️ Beschluss vom Bundesarbeitsgericht (BAG)

➡️ Urteil des Europäischen Gerichtshof (EuGH) -> europarechtliche Richtlinie zur Arbeitszeit

➡️ Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG)

➡️ Beachtung und Umsetzung von deutschen Arbeitgebern

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung zusammengetragen:

https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html

🔹 Die genaue Dokumentation der Arbeitszeiten ist entscheidend:

• Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Pausen
• Absicherung bei Betriebsprüfungen
• Vermeidung von Bußgeldern und Nachzahlungen

👉 Besonders wichtig:
Bei einer Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung muss jederzeit nachvollziehbar sein, dass:

• Pausen rechtzeitig genommen wurden
• die Dauer ausreichend war
• Arbeitszeiten korrekt dokumentiert sind

3. Arbeitsanweisung: Zeiterfassung im System (AZELA / Kimai)

🔹 Grundregeln

Bitte beachtet ab sofort folgende verbindliche Vorgaben:

• ❗ Eintragungen immer am selben Tag vornehmen
• ❌ Keine nachträglichen (rückwirkenden) Änderungen
• 📱 Nutzung:
  • App auf dem Handy
  • oder Browser-Zugang
• ⚠️ Bei Problemen: sofort melden❗

🔹 Genauigkeit der Eintragungen

• Arbeitszeiten müssen minutengenau erfasst werden!
• Es ist zwingend erforderlich, dass folgende Zeitpunkte korrekt dokumentiert sind:
  • Arbeitsbeginn
  • Pausenbeginn
  • Pausenende
  • Arbeitsende

🔹 Warum diese Genauigkeit wichtig ist

Nur durch eine exakte Erfassung kann nachgewiesen werden:

• dass Pausen rechtzeitig genommen wurden
• dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten sind
• dass die Dokumentation einer Prüfung standhält

4. Vorgabe zur Erfassung (verpflichtendes Schema)

Die Arbeitszeit muss immer in einzelnen Abschnitten erfasst werden.

👉 Wichtig:
Jeder Arbeitsblock zwischen zwei Pausen ist ein eigener Eintrag.

| Datum | Beginn | Ende | Dauer | Kunde | Projekt | Tätigkeit |
| ——– | —— | —– | —– | —— | ——- | ———– |
| 30.01.26 | 08:00 | 09:45 | 1:45 | intern | intern | Arbeitszeit |
| 30.01.26 | 10:15 | 14:00 | 3:45 | intern | intern | Arbeitszeit |
| 30.01.26 | 14:15 | 17:00 | 2:45 | intern | intern | Arbeitszeit |

👉 Erklärung:

• Zwischen 09:45 und 10:15 → Pause
• Zwischen 14:00 und 14:15 → Pause

➡️ Pausen werden nicht eingetragen, sondern entstehen durch Lücken zwischen den Zeiten.

🔹 Weiteres Beispiel

| Datum | Beginn | Ende | Dauer |
| ——– | —— | —– | —– |
| 29.01.26 | 08:00 | 09:45 | 1:45 |
| 29.01.26 | 10:00 | 12:30 | 2:30 |
| 29.01.26 | 12:45 | 16:00 | 3:15 |

5. Zusammenfassung der wichtigsten Regeln

• Pausen sind gesetzlich vorgeschrieben und verpflichtend
• Sie zählen nicht zur Arbeitszeit
• Sie müssen im Voraus geregelt sein
• Arbeitszeiten sind tagesaktuell und minutengenau zu erfassen
• Pausen entstehen in diesem Fall im System (AZELA / Kimai) durch Unterbrechungen in der Zeiterfassung
• Eine korrekte Dokumentation ist entscheidend für Prüfungen

Fazit

Die Kombination aus gesetzlicher Pausenregelung und sauberer Zeiterfassung ist ein zentraler Bestandteil eines rechtskonformen Arbeitsalltags. Durch die konsequente Einhaltung dieser Vorgaben schützen wir nicht nur das Unternehmen, sondern auch alle Mitarbeiter.

Ein schönes Video, in dem darüber gesprochen wird, wie die Arbeitszeiterfassung aussehen soll und wer die Arbeitszeiten wie erfassen muss, findet ihr auf YouTube. Der YouTube-Account werkenmitrecht hat diese Thematik gut aufgearbeitet.

Hier geht es zum Thema „Krankheit mit Lohnfortzahlung bei Neueinstellungen – korrekt erfassen und abrechnen“.