Krankheit mit Lohnfortzahlung bei Neueinstellungen – korrekt erfassen und abrechnen
Bei Neueinstellungen kommt es in der Praxis immer wieder zu Unsicherheiten, wenn ein Mitarbeiter kurz nach Arbeitsbeginn erkrankt. Besonders kritisch ist die Frage, ab wann ein Anspruch auf Lohnfortzahlung besteht und wie dies korrekt in der Lohnabrechnung sowie im System erfasst wird.
Dieser Leitfaden erklärt die rechtlichen Grundlagen und zeigt Schritt für Schritt, wie solche Fälle sauber und prüfungssicher umgesetzt werden.
1. Gesetzliche Grundlage: Die 4-Wochen-Wartezeit
Grundsätzlich gilt:
Ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall entsteht erst nach einer ununterbrochenen Beschäftigungsdauer von 4 Wochen.
Das bedeutet:
Wird ein Mitarbeiter innerhalb der ersten 28 Tage krank, besteht kein Anspruch auf Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber.
In diesem Fall übernimmt die Krankenkasse die Zahlung von Krankengeld.
Erst ab dem 29. Kalendertag der Beschäftigung ist der Arbeitgeber zur Lohnfortzahlung verpflichtet (maximal für 6 Wochen).
Wichtig:
Auch Urlaubstage zählen zur Beschäftigungszeit.
Bei einem Wechsel in einen anderen Betrieb (auch bei gleichem Inhaber) beginnt die 4-Wochen-Frist neu.
2. Praxisfall: Krankheit nach Neueinstellung
Beispiel:
- Eintritt ins Unternehmen: 01.03.
- Arbeitsunfähigkeit: ab 26.03.
Bewertung:
- 26.03.–28.03. → innerhalb der Wartezeit
→ keine Lohnfortzahlung, Krankengeld durch Krankenkasse - ab 29.03. → Wartezeit erfüllt
→ Lohnfortzahlung durch Arbeitgeber
3. Umsetzung in der Praxis (System & Abrechnung)
Damit die Abrechnung korrekt erfolgt, muss die Krankheitszeit zwingend in zwei Zeiträume aufgeteilt werden, wenn sie über die 4-Wochen-Grenze hinausgeht.
Schritt 1: Krankheit ohne Lohnfortzahlung erfassen
- Zeitraum: bis einschließlich Tag 28 der Beschäftigung
- Kennzeichnung: Krankheit ohne Entgeltfortzahlung
Ergebnis:
- Kein Arbeitgeberlohn
- Krankengeldanspruch gegenüber der Krankenkasse
Schritt 2: Krankheit mit Lohnfortzahlung erfassen
- Zeitraum: ab dem 29. Beschäftigungstag
- Kennzeichnung: Krankheit mit Entgeltfortzahlung
Ergebnis:
- Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber (bis max. 6 Wochen)
Schritt 3: EEL-Meldung erstellen
Für den Zeitraum ohne Lohnfortzahlung ist eine Meldung an die Krankenkasse erforderlich, damit das Krankengeld korrekt berechnet werden kann.
4. Dokumentation (prüfungsrelevant!)
Eine saubere Dokumentation ist entscheidend, insbesondere für Betriebsprüfungen.
Folgende Angaben müssen nachvollziehbar festgehalten werden:
- Eintrittsdatum des Mitarbeiters
- Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit
- Aufteilung der Zeiträume (vor und nach der Wartezeit)
- Begründung für fehlende Lohnfortzahlung
- Nachweis der Krankmeldung (AU / eAU)
- Durchführung der EEL-Meldung
Beispiel für eine interne Notiz:
Mitarbeiter seit 01.03. beschäftigt.
Arbeitsunfähigkeit ab 26.03. festgestellt.
Die Erkrankung liegt innerhalb der gesetzlichen Wartezeit von 4 Wochen.
Daher besteht im Zeitraum 26.03.–28.03. kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung.
Ab dem 29.03. wird Entgeltfortzahlung geleistet.
Eine Meldung an die Krankenkasse wurde durchgeführt.
5. Typische Fehler und wie man sie vermeidet
- Keine Aufteilung der Krankheitszeiträume
→ führt zu falscher Lohnabrechnung - Lohnfortzahlung zu früh gewährt
→ kann zu finanziellen Nachteilen führen - Fehlende Dokumentation
→ führt zu Problemen bei Prüfungen - Annahme, dass vorherige Beschäftigung angerechnet wird
→ ist nicht zulässig bei neuem Arbeitsverhältnis
6. Zusammenfassung
- In den ersten 4 Wochen besteht kein Anspruch auf Lohnfortzahlung
- Krankheit muss bei Überschreiten der Frist in zwei Zeiträume aufgeteilt werden
- Krankenkasse zahlt zuerst, Arbeitgeber danach
- Dokumentation ist zwingend erforderlich für eine prüfungssichere Abrechnung
Fazit
Die korrekte Behandlung von Krankheitsfällen bei Neueinstellungen ist ein sensibles Thema, das sowohl rechtliche als auch abrechnungstechnische Genauigkeit erfordert. Mit einer klaren Struktur, sauberer Dokumentation und der richtigen Systemerfassung lassen sich Fehler zuverlässig vermeiden.
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